Schritt 1 — Liste deine Tools auf
Trag jedes Software-Abo ein, das du für dein Business zahlst. Auch die
„kleinen", die man gern vergisst (Cloud-Speicher, Newsletter-Tool,
Terminbuchung).
Dein aktueller Stack
Buchhaltung / Rechnungen (z. B. bexio, lexoffice, smallinvoice) €/Mt
Beleg-Scanner / OCR (z. B. DEXT, Hubdoc) €/Mt
Aufgaben / Projekte (z. B. Asana, Trello, Moco) €/Mt
Zeiterfassung (z. B. Toggl, Harvest) €/Mt
CRM (z. B. Pipedrive, HubSpot) €/Mt
Team-Chat (z. B. Slack, Teams) €/Mt
Kasse / POS (z. B. SumUp Pro) €/Mt
Lohn-Tool €/Mt
Mail / Cloud-Speicher (z. B. Google Workspace) €/Mt
Newsletter / Marketing €/Mt
Sonstiges: €/Mt
Summe pro Monat €
× 12 = pro Jahr €
Schritt 2 — Der versteckte Zeit-Kostenfaktor
Software-Lizenzen sind nur die halbe Wahrheit. Der wahre Kostenfaktor
ist die Zeit. Beantworte ehrlich:
Wie oft pro Tag wechselst du zwischen Tools? (Schätzung genügt: mal)
Wie viele Stunden im Monat verbringst du mit doppelter Dateneingabe? ( h)
Wie viele Stunden kostet dich die Treuhand-Übergabe pro Monat? ( h)
Führst du parallel eine Excel-Liste, weil ein Tool etwas nicht kann? (Ja / Nein)
Wie oft suchst du eine Information und findest sie nicht sofort? (täglich / wöchentlich / selten)
Faustregel: Multipliziere die Stunden mit deinem Stundensatz. Wer
CHF/€ 80/h verrechnet und 8 Stunden im Monat mit Tool-Chaos verliert,
verbrennt fast 8.000 € im Jahr — zusätzlich zu den Lizenzkosten.
Schritt 3 — Die 5 Warnsignale
Je mehr Häkchen, desto grösser dein Sparpotenzial:
Du nutzt mehr als 4 Tools parallel. Jedes zusätzliche Tool ist ein Login, eine Datenquelle, eine Fehlerstelle.
Deine Daten existieren mehrfach. Kundenname in Rechnungs-Tool UND im CRM UND in Excel? Klassiker.
Dein Treuhänder verrechnet „Datenaufbereitung". Das ist Zeit, die ein gutes Tool eliminiert.
Du tippst Belege ab. Im Jahr 2026 sollte das eine KI machen, nicht du.
Niemand im Team hat den vollen Überblick. Wenn nur du weisst, wo was liegt, bist du der Flaschenhals.
Schritt 4 — Dein Spar-Potenzial
Lizenzkosten pro Jahr (aus Schritt 1) €
Zeit-Kosten pro Jahr (Stunden × Stundensatz × 12) €
Was dich dein Tool-Chaos wirklich kostet €
Wie viel davon könntest du sparen?
Ein All-in-One-Tool ersetzt 6-12 Einzel-Tools. Typische Ersparnis:
CHF/€ 900-8.500 pro Jahr an Lizenzen — plus die Stunden, die du
nicht mehr mit Tool-Wechseln verlierst.
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Erstellt von Dave Avolio · Gründer one idea gmbh / FocusDesk ·
Selbst 17 Jahre KMU-Erfahrung. Fragen? [email protected]