Kann ich Dokumente digital unterschreiben lassen?

Ja. Die E-Signatur ersetzt den Papierweg — du schickst das Dokument zur digitalen Unterschrift und legst es unterschrieben ab.

Wo werden Dokumente abgelegt?

Zentral und verknüpft mit dem passenden Kunden, Auftrag oder Mitarbeiter, sodass sie am richtigen Vorgang auffindbar sind.

Hängt das mit anderen Modulen zusammen?

Ja. Arbeitsverträge aus dem Recruiting, Offerten aus dem Verkauf und Belege aus der Buchhaltung landen geordnet im selben System.

Welche Dokumente legt FocusDesk automatisch ab?

Im System erzeugte Dokumente landen direkt am richtigen Ort — etwa der Arbeitsvertrag im Mitarbeiter-Dossier oder die Offerte beim Auftrag. Eigene Dateien lädst du hoch und verknüpfst sie.

Ist die E-Signatur rechtsgültig?

Für die meisten Geschäftsdokumente genügt die einfache elektronische Signatur. Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform-Pflicht gelten höhere Stufen — im Zweifel kurz prüfen, was dein Dokument braucht.

Kann ich Dokumente mit der Buchhaltung verbinden?

Belege und Rechnungen sind ohnehin Teil der Buchhaltung; weitere Unterlagen verknüpfst du mit dem passenden Kunden oder Vorgang — alles bleibt an einem Ort.

Anleitung · Dokumente & Sicherheit

Dokumente — abgelegt und unterschrieben.

Zuletzt aktualisiert: Juni 2026

Leg Verträge, Offerten und andere Dokumente zentral ab, verknüpft mit dem passenden Kunden oder Mitarbeiter. Was unterschrieben werden muss, schickst du zur digitalen Signatur — ohne Drucken, Scannen, Einscannen.

Auf einen Blick

Die Dokumentenverwaltung in FocusDesk legt Verträge, Offerten und Unterlagen zentral und am richtigen Vorgang ab — der Arbeitsvertrag im Mitarbeiter-Dossier, die Offerte beim Auftrag. Was unterschrieben werden muss, geht digital zur E-Signatur: ohne Drucken, ohne Scannen.

Ablage: zentral, verknüpft mit Kunde, Auftrag oder Mitarbeiter
E-Signatur: digital unterschreiben statt Druck-Scan-Runde
Auto-Ablage: z. B. Arbeitsvertrag direkt ins Dossier
Auffindbar: am Vorgang statt irgendwo auf der Festplatte
Verbunden: mit Recruiting, Verkauf und Buchhaltung
Ordnung: ohne eigenes Ordnersystem pflegen zu müssen

Wofür ist das?

Wichtige Dokumente liegen sonst verstreut auf Festplatten, in Mails und Ordnern. FocusDesk hält sie geordnet und am richtigen Vorgang — der Arbeitsvertrag im Mitarbeiter-Dossier, die Offerte beim Auftrag. Und die E-Signatur ersetzt den Papierweg fürs Unterschreiben.

So geht's — in 3 Schritten

Ablegen & verknüpfen
Dokument hochladen und mit Kunde, Auftrag oder Mitarbeiter verbinden — auffindbar am richtigen Ort.
Zur Signatur senden
Unterschriftsbedürftige Dokumente digital zur Unterschrift schicken.
Fertig ablegen
Das unterschriebene Dokument liegt sauber im Dossier — ohne Druck- und Scan-Runde.

Was FocusDesk automatisch erledigt

Zentrale, geordnete Dokumentenablage
Verknüpfung mit Kunde, Auftrag oder Mitarbeiter
Digitale Signatur statt Drucken/Scannen
Verträge, Offerten und Belege an einem Ort
Auffindbar am richtigen Vorgang
Mit Recruiting und Lohn verbunden

Tipp: Lass FocusDesk die Dokumente automatisch am Vorgang ablegen (z. B. den Arbeitsvertrag im Mitarbeiter-Dossier) — dann suchst du nie wieder, wo etwas hingehört.

Kurz erklärt

E-Signatur: Die elektronische Unterschrift: Das Dokument wird digital signiert statt gedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt.
Dossier: Die Dokumentenmappe einer Person oder eines Vorgangs — etwa alle Unterlagen eines Mitarbeiters an einem Ort.
Vorgang: Der Geschäftskontext eines Dokuments (Auftrag, Kunde, Mitarbeiter). Dokumente am Vorgang abzulegen heisst: Du suchst nie wieder, wo etwas hingehört.

Häufige Fragen

Kann ich Dokumente digital unterschreiben lassen?: Ja. Die E-Signatur ersetzt den Papierweg — du schickst das Dokument zur digitalen Unterschrift und legst es unterschrieben ab.
Wo werden Dokumente abgelegt?: Zentral und verknüpft mit dem passenden Kunden, Auftrag oder Mitarbeiter, sodass sie am richtigen Vorgang auffindbar sind.
Hängt das mit anderen Modulen zusammen?: Ja. Arbeitsverträge aus dem Recruiting, Offerten aus dem Verkauf und Belege aus der Buchhaltung landen geordnet im selben System.
Welche Dokumente legt FocusDesk automatisch ab?: Im System erzeugte Dokumente landen direkt am richtigen Ort — etwa der Arbeitsvertrag im Mitarbeiter-Dossier oder die Offerte beim Auftrag. Eigene Dateien lädst du hoch und verknüpfst sie.
Ist die E-Signatur rechtsgültig?: Für die meisten Geschäftsdokumente genügt die einfache elektronische Signatur. Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform-Pflicht gelten höhere Stufen — im Zweifel kurz prüfen, was dein Dokument braucht.
Kann ich Dokumente mit der Buchhaltung verbinden?: Belege und Rechnungen sind ohnehin Teil der Buchhaltung; weitere Unterlagen verknüpfst du mit dem passenden Kunden oder Vorgang — alles bleibt an einem Ort.

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