Brauche ich die KI, um ein Event zu planen?

Nein. Mit „Leeres Event anlegen“ bekommst du Gästeliste, Sitzplan, Menü und Caterer-Zettel ganz ohne KI. Der KI-Plan ist ein Angebot, kein Zwang — du kannst ihn jederzeit zusätzlich anfordern.

Wie sammle ich die Zusagen meiner Gäste (RSVP)?

Du teilst einen öffentlichen RSVP-Link. Jeder Gast trägt sich selbst ein — Name, Begleitung, Zu- oder Absage und auf Wunsch gleich Menüwahl und Allergien, direkt in deiner Gästeliste. Gäste kannst du auch manuell erfassen.

Wie funktioniert die Sitzordnung in FocusDesk?

Du legst die Tische im Saalplan an und ziehst die Gäste auf dem visuellen Raumplan an ihren Tisch. „Auto-füllen“ setzt alle auf einmal und hält Gruppen (Gast plus Begleitung) zusammen; die Tisch-Kapazität wird automatisch geprüft.

Bekommt der Caterer die richtigen Zahlen?

Ja. Der Caterer-Zettel zählt die Gedecke je Menü (Fleisch, Fisch, vegetarisch, vegan, Kindermenü), listet alle Allergien mit Tisch und Name und zeigt die Kinderzahl — als Übersicht am Bildschirm und als PDF zum Mailen an den Caterer.

Wie gibt mein Kunde die Planung frei?

Du teilst den Kunden-Portal-Link. Dein Kunde (z. B. das Brautpaar) sieht Konzept, Ablauf und Angebot read-only und gibt mit einem Klick frei oder schreibt Wünsche. Du wirst per E-Mail benachrichtigt, sobald er freigibt oder dir schreibt.

Kann ich Namensschilder und einen Tischplan drucken?

Ja. FocusDesk erzeugt Namensschilder (ein Schild pro Person, auch für Begleitungen) und einen Tischplan zum Aushängen als fertiges PDF — dazu ein Function-Sheet mit dem minutengenauen Ablauf für dein Team.

Für welche Events eignet sich der Eventplaner?

Für Hochzeiten, Firmenjubiläen, Vereinsanlässe, Tagungen, Sommerfeste und Kundenanlässe — alles mit Gästen, Ablauf und (optional) Bestuhlung. FocusDesk kennt die Behörden-Pflichten für die Schweiz, Deutschland und Österreich (z. B. Bewilligung, SUISA-Musiklizenz).

Anleitung · Eventplaner

Event planen — von der Idee bis zur Freigabe.

Aus vier Eingaben macht die KI von FocusDesk einen kompletten Eventplan — mit Konzept, Tagesablauf, Budget und Behörden-Pflichten. Oder du startest leer und pflegst alles selbst. Gästeliste, visueller Sitzplan, Menü & Allergien, Caterer-Zettel, Namensschilder und Lieferanten liegen an einem Ort. Und dein Kunde gibt die Planung über einen Link mit einem Klick frei.

Auf einen Blick

Der Eventplaner von FocusDesk führt dich von der ersten Idee bis zum freigegebenen Event: Du gibst Thema, Datum, Gästezahl und Ort ein, die KI baut einen vollständigen Plan — oder du legst ein leeres Event an. Danach planst du Gäste, Sitzordnung, Menü, Lieferanten und Ablauf an einem Ort und teilst deinem Kunden ein Portal, in dem er Plan und Angebot sieht und freigibt.

Start: KI-Plan aus 4 Eingaben — oder leeres Event ohne KI
Gäste: RSVP-Link oder manuell, mit Begleitung & Check-in
Sitzplan: visueller Raumplan, Auto-füllen, Gruppen zusammen
Catering: Menü & Allergien pro Person → Caterer-Zettel als PDF
Kunde: Kunden-Portal: ansehen, freigeben, Wünsche schreiben
Für wen: Eventplaner, Hochzeitsplaner, Vereine & KMU (CH/DE/AT)

Wofür ist das?

Schluss mit zehn Excel-Listen, einem Sitzplan aus Papierkärtchen und E-Mails kreuz und quer. Statt Gäste, Tische, Menüs, Lieferanten und Freigaben in getrennten Tools zu jonglieren, planst du das ganze Event an einem Ort — und dein Kunde sieht und bestätigt alles über einen einzigen Link. Ideal für Eventplaner und Hochzeitsplaner, die professionell wirken wollen, ohne abends im Listen-Chaos zu versinken.

So geht's — in 3 Schritten

Event anlegen
Thema, Datum, Gästezahl und Ort eingeben — die KI erstellt einen kompletten Plan (Konzept, Tagesablauf, Budget, Behörden-Pflichten). Oder „Leeres Event anlegen“ und alles selbst pflegen, ganz ohne KI.
An einem Ort planen
Planungs-Fahrplan mit Countdown, Gästeliste & RSVP, visueller Sitzplan zum Ziehen, Menü & Allergien pro Person und Lieferanten mit Zahlungsplan — alles im selben Cockpit.
Teilen & freigeben lassen
Caterer-Zettel, Tischplan und Namensschilder als PDF. Über das Kunden-Portal sieht dein Kunde Plan und Angebot und gibt mit einem Klick frei — du wirst per Mail benachrichtigt.

Was FocusDesk automatisch erledigt

Aus vier Eingaben einen kompletten Eventplan erstellen — mit DACH-Compliance, ohne erfundene Zahlen
Behörden-Pflichten je Land erkennen (Bewilligung, SUISA-Musiklizenz, Haftpflicht …)
Gäste-Zusagen (RSVP) über einen öffentlichen Link sammeln — mit Begleitung, Menüwunsch, Allergien und Check-in
Aus „+N“-Begleitungen benennbare Personen machen — jede mit Menü, Allergie und Sitzplatz
Gäste automatisch auf die Tische setzen — Gruppen bleiben zusammen, Kapazität wird geprüft
Den Caterer-Zettel rechnen: Gedecke je Menü, Allergien mit Tisch, Kinderzahl
Namensschilder, Tischplan und Function-Sheet (Ablauf) als PDF erzeugen
Lieferanten im Blick behalten — Zahlungsplan, überfällige und bald fällige Zahlungen
Dich per Mail benachrichtigen, wenn dein Kunde freigibt oder dir schreibt

Tipp: Du musst die KI nicht nutzen. Mit „Leeres Event anlegen“ stehen dir Gästeliste, Sitzplan, Menü und Caterer-Zettel sofort zur Verfügung — und du holst dir den KI-Vorschlag nur, wenn du magst.

Kurz erklärt

RSVP: Die Rückmeldung deiner Gäste auf die Einladung. In FocusDesk teilst du einen Link, über den sich jeder Gast selbst einträgt — die Zusagen landen direkt in deiner Gästeliste.
Run of Show / Function-Sheet: Der minutengenaue Regie-Ablauf des Event-Tags (Zeit, Programmpunkt, Verantwortlich, Cue). FocusDesk gibt ihn als PDF für dein Team und die Dienstleister aus.
Bestuhlung / Sitzplan: Wer an welchem Tisch sitzt. Du ziehst die Gäste auf dem visuellen Raumplan an die Tische; FocusDesk prüft die Kapazität und hält Begleitungen zusammen.
Caterer-Zettel: Die Zusammenfassung fürs Catering: wie viele Gedecke je Menü, welche Allergien (mit Tisch und Name) und wie viele Kinder — als Übersicht und als PDF.
Kunden-Portal: Eine schöne, schreibgeschützte Seite für deinen Kunden (z. B. das Brautpaar). Er sieht Konzept, Ablauf und Angebot, gibt die Planung frei oder schreibt Wünsche.

Häufige Fragen

Brauche ich die KI, um ein Event zu planen?: Nein. „Leeres Event anlegen“ gibt dir Gästeliste, Sitzplan, Menü und Caterer-Zettel ganz ohne KI. Den KI-Plan holst du dir nur, wenn du magst — er ist ein Angebot, kein Zwang.
Wie sammle ich die Zusagen meiner Gäste?: Du teilst einen öffentlichen RSVP-Link. Jeder Gast trägt sich selbst ein — Name, Begleitung, Zu- oder Absage und auf Wunsch gleich Menüwahl und Allergien, direkt in deine Gästeliste. Gäste kannst du auch manuell erfassen.
Wie funktioniert die Sitzordnung?: Du legst die Tische im Saalplan an und ziehst die Gäste auf dem Raumplan an ihren Tisch. „Auto-füllen“ setzt alle auf einmal und hält Gruppen zusammen; die Kapazität wird geprüft.
Bekommt der Caterer die richtigen Zahlen?: Ja. Schon beim Anmelden wählen die Gäste optional ihr Menü und ihre Allergien — der Caterer-Zettel füllt sich also teils von selbst. Er zählt die Gedecke je Menü, listet alle Allergien mit Tisch und zeigt die Kinderzahl — als Übersicht und als PDF zum Mailen an den Caterer.
Wie gibt mein Kunde die Planung frei?: Du teilst den Kunden-Portal-Link. Dein Kunde sieht Konzept, Ablauf und Angebot read-only und gibt mit einem Klick frei oder schreibt Wünsche. Du wirst per Mail benachrichtigt.
Kann ich Namensschilder und einen Tischplan drucken?: Ja — Namensschilder (ein Schild pro Person), einen Tischplan zum Aushängen und ein Function-Sheet mit dem Ablauf, alles als fertiges PDF.
Für welche Events eignet sich das?: Hochzeiten, Firmenjubiläen, Vereinsanlässe, Tagungen, Sommerfeste — alles mit Gästen, Ablauf und optionaler Bestuhlung. Für die Schweiz, Deutschland und Österreich.

Bereit, dein nächstes Event entspannt zu planen?

FocusDesk startet Anfang Juli 2026 — sichere dir gratis einen der ersten 50 Gründungsplätze.

Gratis-Platz sichern →

Verwandte Anleitungen: