Wie reichen Mitarbeiter Spesen ein?

Per Foto des Belegs. Die OCR liest Betrag und Datum vor, der Mitarbeiter ergänzt nur den Anlass und reicht ein.

Wo gebe ich Anträge frei?

Im Eingangskorb siehst du alle offenen Ferien-, Absenz- und Spesenanträge des ganzen Teams und entscheidest mit einem Klick.

Wie werden genehmigte Spesen ausbezahlt?

Als separater, AHV-freier Posten auf der nächsten Lohnabrechnung — sauber getrennt vom Lohn.

Sehen Mitarbeitende die Anträge der anderen?

Nein — jeder sieht nur die eigenen. Den Gesamtüberblick im Eingangskorb haben nur Berechtigte (z. B. Inhaber oder Geschäftsleitung).

Was passiert mit abgelehnten Spesen?

Sie gehen mit Status zurück an den Mitarbeitenden und tauchen nicht auf der Lohnabrechnung auf. Der Beleg bleibt dokumentiert.

Kann der Beleg nachgereicht werden?

Spesen werden direkt mit Beleg-Foto eingereicht — die OCR liest die Eckdaten und der Beleg ist von Anfang an dokumentiert, bevor er verloren geht.

Anleitung · Team & Lohn

Ferien & Spesen — beantragt, freigegeben, fertig.

Zuletzt aktualisiert: Juni 2026

Mitarbeiter beantragen Ferien und reichen Spesen per Beleg-Foto ein, der Saldo läuft mit. Du gibst alles im Eingangskorb mit einem Klick frei oder lehnst es ab. Genehmigte Spesen landen automatisch auf der nächsten Lohnabrechnung.

Auf einen Blick

Ferien, Absenzen und Spesen laufen in FocusDesk über einen Eingangskorb: Mitarbeitende beantragen Ferien oder fotografieren Spesenbelege (OCR füllt Betrag und Datum vor), du gibst mit einem Klick frei. Der Feriensaldo wird automatisch geführt, genehmigte Spesen kommen AHV-frei auf die nächste Lohnabrechnung.

Anträge: Ferien, Absenzen, Spesen — alles in einem Eingangskorb
Spesen: Beleg fotografieren, OCR füllt Betrag und Datum vor
Freigabe: ein Klick pro Antrag, quer übers ganze Team
Feriensaldo: läuft automatisch mit
Auszahlung: genehmigte Spesen AHV-frei über den Lohn
Rechte: Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Anträge

Wofür ist das?

Ferienanträge auf Zetteln und Spesen in Schuhschachteln kosten beide Seiten Nerven. FocusDesk bündelt Anträge und Belege in einem Eingangskorb, führt den Feriensaldo automatisch und zahlt genehmigte Spesen AHV-frei über den Lohn aus — sauber dokumentiert.

So geht's — in 3 Schritten

Mitarbeiter reicht ein
Ferien- oder Absenz-Antrag stellen oder Spesen per Beleg-Foto erfassen (OCR füllt Betrag und Datum vor).
Chef gibt frei
Im Eingangskorb siehst du alle offenen Anträge quer übers Team und gibst sie mit ✓ frei oder lehnst ab.
Automatisch verbucht
Der Feriensaldo wird angepasst; genehmigte Spesen kommen als separater, AHV-freier Posten auf den nächsten Lohn.

Was FocusDesk automatisch erledigt

Feriensaldo automatisch führen
Spesen per Beleg-Foto mit OCR-Vorbefüllung erfassen
Eingangskorb mit allen offenen Anträgen
Freigabe oder Ablehnung mit einem Klick
Genehmigte Spesen AHV-frei auf den Lohn
Rollenrechte: Mitarbeiter sehen nur das Eigene

Tipp: Spesen am besten direkt nach dem Kauf abfotografieren — die OCR liest Betrag und Datum, und der Beleg ist gleich dokumentiert, bevor er verloren geht.

Kurz erklärt

Eingangskorb: Die zentrale Liste aller offenen Anträge des Teams — Ferien, Absenzen und Spesen an einem Ort, mit ✓ oder ✗ entschieden.
Spesen: Auslagen, die Mitarbeitende fürs Geschäft vorstrecken (Material, Reise, Verpflegung). Mit Beleg dokumentiert und über den Lohn zurückerstattet.
AHV-frei: Echte Spesenerstattungen sind kein Lohn — auf ihnen fallen keine Sozialabgaben an. FocusDesk führt sie deshalb als separaten Posten auf der Abrechnung.
Feriensaldo: Die laufende Rechnung aus Ferienanspruch minus bezogene Tage. FocusDesk passt ihn bei jeder Genehmigung automatisch an.

Häufige Fragen

Wie reichen Mitarbeiter Spesen ein?: Per Foto des Belegs. Die OCR liest Betrag und Datum vor, der Mitarbeiter ergänzt nur den Anlass und reicht ein.
Wo gebe ich Anträge frei?: Im Eingangskorb siehst du alle offenen Ferien-, Absenz- und Spesenanträge des ganzen Teams und entscheidest mit einem Klick.
Wie werden genehmigte Spesen ausbezahlt?: Als separater, AHV-freier Posten auf der nächsten Lohnabrechnung — sauber getrennt vom Lohn.
Sehen Mitarbeitende die Anträge der anderen?: Nein — jeder sieht nur die eigenen. Den Gesamtüberblick im Eingangskorb haben nur Berechtigte (z. B. Inhaber oder Geschäftsleitung).
Was passiert mit abgelehnten Spesen?: Sie gehen mit Status zurück an den Mitarbeitenden und tauchen nicht auf der Lohnabrechnung auf. Der Beleg bleibt dokumentiert.
Kann der Beleg nachgereicht werden?: Spesen werden direkt mit Beleg-Foto eingereicht — die OCR liest die Eckdaten und der Beleg ist von Anfang an dokumentiert, bevor er verloren geht.

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